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Edition du 10 janvier 2002
LE TABLEUR EXCEL 97
[ Pour obtenir une explication, clic sur le numéro, et pour revenir, clic sur la flèche bleue en haut et à gauche de l'écran ]
Lancer EXCEL. Une feuille de calcul vierge apparaît.
L'écran d'Excel
® la barre des menus : commandes
® les barres d'outils [01] : boutons de sélection des commandes
® la barre de formules : affiche la référence de la cellule active et son contenu
® la barre de défilement (ou ascenseur vertical et horizontal)
® la barre d'état : travaux en cours
® les onglets des feuilles de calcul : un fichier Excel est appelé "classeur" ; chaque classeur contient des feuilles de calcul représentées par un onglet.
Les feuilles de calcul
Chaque ligne est représentée par un chiffre, chaque colonne par une lettre.
Chaque case du tableau ou cellule est repèrée par sa ligne et sa colonne (ex. : cellule B12)
Pour se déplacer dans la feuille, utiliser les flèches de direction.
Si la quantité des données dépasse la capacité d'affichage, faire défiler la feuille [30] ou effectuer un zoom [42]
Pour insérer une ligne ou une colonne : [06]
Pour supprimer une ligne ou une colonne : [08]
Pour passer d'une feuille à l'autre: [34]
Pour insérer une feuille de calcul [36]
Pour déplacer une feuille [37]
Pour renommer une feuille de calcul : [32]
Pour supprimer une feuille de calcul : [38]
Saisie des données
Sélectionner la cellule [02] - Entrée des données puis touche Entrée
Déplacement d'une cellule à l'autre : pavé de direction (flèches)
Modifier des données : [14]
Déplacer ou copier des données : [16]
Pour annuler la dernière modification : [20]
Supprimer toutes les données dans une cellule : sélectionner la cellule [02] puis touche <Suppr>:
Touche de correction ß pour supprimer une donnée.
Saisie des nombres : pavé numérique si le voyant NUM est allumé ( sinon appui sur Verr Num)
Textes longs (débordent) ou nombres longs (affichage scientifique) : élargir la colonne [10]
Compléter une série : [22]
Modifier la police [44]
Modifier les couleurs : [46]
Centrer un titre sur plusieurs cellules : [48]
Appliquer un retrait : [50]
Ajouter une bordure : [52]
Modifier la hauteur d'une ligne : [12]
Modifier l'alignement des données : [18]
Modifier l'affichage des nombres : [24]
Appliquer une mise en forme
Sélectionner les cellules concernées [02]. Clic sur menu Format puis Mise en forme automatique. Choisir un format (voir Aperçu).
Utiliser les flèches montantes et descendantes pour choisir la mise en forme puis OK.
Pour annuler la mise en forme : répéter toutes les étapes et sélectionner "Aucun" lors de la sélection de format puis clic en dehors de la zone sélectionnée.
Créer un un classeur
Pour créer un nouveau classeur : [25]
Pour ouvrir un classeur : [26]
Pour passer d'un classeur à l'autre : [28]
Enregistrer un classeur
Clic sur outil "Disquette" *-
Dans la fenêtre "Enregistrer sous…", taper un nom
de classeur puis clic sur Enregistrer - Enregistrer régulièrement
votre travail en cliquant sur l'outil "Disquette.
Pour fermer le classeur, menu Fichier > Fermer.
Formules et fonctions
Formules
Pour saisir une formule dans une cellule, sélectionner la cellule [02] , saisir le signe = puis la formule et appuyer sur la touche <Entrée>. Le résultat s'affiche dans la cellule et la formule utilisée apparaît dans la barre de formule.
Pour modifier la formule, double-cliquer sur la cellule qui la contient et reprendre les étapes ci-dessus.
Pour copier une formule : [54]
Fonctions
Une fonction est une formule toute prête pour effectuer certains calculs.
Somme (Ex. : A1 +A2 +A3 + A4)
Deux possibilités de formule : =SOMME(A1;A2;A3;A4)
ou : =SOMME(A1:A4)
Moyenne =MOYENNE(A1:A4)
La plus grande [petite]valeur =MAX (A1:A4) [MIN(A1:A4)]
Nombre de valeurs d'une liste =NB(A1:A4)
Arrondi à n chiffres (ex. : n=2 ) =ARRONDI(A1;2)
Saisir une fonction
Clic sur la cellule choisie
Clic sur f(x) dans la barre d'outils
Dans la boite de dialogue "Coller une fonction", clic sur une catégorie puis sur la fonction choisie et OK.
Dans la nouvelle boite de dialogue (déplaçable), saisir un nombre en cliquant dans la cellule contenant le nombre, et ainsi de suite puis OK :
Calcul automatique
Sélectionner les cellules à inclure dans le calcul [02] - Leur somme apparaît en bas et à droite du tableau : par un clic droit dans cette zone, il est possible de sélectionner l'opération à effectuer.
NB : Pour additionner rapidement des nombres, clic sur une cellule vide située en dessous ou à droite des cellules à additionner. Puis clic sur ? dans la barre d'outils et <Entrée>.
Erreur dans les formules
| Résultat#### | Colonne trop étroite [10] |
| # DIV/0 | Division par zéro |
| # NOM ? | Erreur sur nom de fonction ou rétèrence de cellule |
| # VALEUR ! | Texte au lieu de nombre dans une cellule |
| # REF ! | Ligne nécessaire supprimée |
| Référence circulaire | Une formule inclut une cellule comprenant la formule |
Créer un graphique
Sélectionner les cellules contenant les données à inclure dans le graphique, y compris les titres des lignes et colonnes puis clic sur l'outil Graphique.
Dans la boite Assistant graphique, choisir le type puis le sous-type de graphique (Nb : possibilité de revenir en arrière pour modifier le choix) puis Suivant.
Pour modifier l'affichage présenté, valider l'option Ligne ou Colonne, puis Suivant.
Clic sur les cases de titre pour ajouter des titres au graphique puis Suivant.
Choisir l'emplacement du graphique :
Puis, clic sur Fin.
Gestion des graphiques :
® Graphique sur une feuille de graphique : clic sur l'onglet de la feuille, puis clic sur Imprimer [56]
® Graphique sur une feuille de calcul : clic sur une petite vignette de graphique, puis clic sur Imprimer [56]
Mise en page
Pour afficher les sauts de page, Affichage > Aperçu des sauts de page. La ligne bleue définit le saut de page. Pour revenir, Affichage > Normal.
Pour insérer un saut de page, sélectionner la ligne ou la colonne [04] à placer au début de la nouvelle page puis Insertion > Saut de page.
Pour supprimer un saut de page, sélectionner la ligne juste au dessous ou la colonne juste à droite [04] de la ligne indiquant le saut de page puis Insertion > Supprimer le saut de page.
Impression
Modifier les options d'impression :
Menu Fichier > Mise en page.
Sous l'onglet Feuilles : choisir l'option d'impression :
Quitter Excel
Clic sur l'outil Disquette. Enregistrer sous (la première fois) ou Enregistrer.
Enregistrer tous les fichiers ouverts puis Fichier > Quitter
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NOTICE
[01] Pour afficher les barres d'outils disponibles : menu Affichage > Barres d'outils. Cocher les barres sélectionnées.
[02] Pour sélectionner une cellule : clic sur la cellule à sélectionner ; la cellule devient active, avec une bordure en gras
Pour sélectionner plusieurs cellules, placer le pointeur + sur la première cellule à sélectionner puis déplacer le pointeur + pour sélectionner les autres cellules.
Pour annuler, clic sur l'une des cellules.
[04] Pour sélectionner une ligne, clic sur le chiffre représentant la ligne à sélectionner ; pour sélectionner une colonne, clic sur la lettre représentant la colonne à sélectionner.
[06] Pour insérer une ligne, sélectionner la ligne [04] en dessous de laquelle doit apparaître la nouvelle ligne puis menu Insertion > Ligne.
Pour insérer une colonne, sélectionner la colonne [04] à gauche de laquelle la nouvelle colonne doit être créée puis menu Insertion > Colonne.
[08] Pour supprimer une ligne, cliquer sur son numéro puis menu Edition > Supprimer.
Pour supprimer une colonne, cliquer sur sa lettre puis menu Edition > Supprimer.
[10] Pour élargir une colonne, pointeur + sur la bordure droite de l'en-tête de la colonne : faire glisser la bordure de la colonne -
NB : Ajustement automatique : double clic sur la bordure de l'en tête de la colonne
[12] Pour modifier la hauteur d'une ligne, placer le pointeur + sur la bordure inférieure de l'en-tête de la ligne puis déplacer la bordure jusqu'à atteindre la nouvelle hauteur.
[14] Pour modifier des données, double clic sur la cellule à corriger. Le point d'insertion se déplace avec les flèches ß et à . Pour supprimer un caractère à gauche de ce point, appuyer sur la touche d'effacement ; pour insérer des caractères à l'endroit où clignote le point d'insertion, les taper puis <Entrée>
[16] Pour déplacer des données, sélectionner les cellules à déplacer [02] puis placer le pointeur sur la bordure de cette sélection. Déplacer le pointeur vers l'endroit devant recevoir les données.
Pour les copier, idem en maintenant la touche <Ctrl> appuyée.
[18] Pour modifier l'alignement des données, sélectionner les cellules concernées puis cliquer sur l'une des options de la base d'outils : centrer, aligner à gauche ou à droite. Désactiver les cellules.
[20] Pour annuler la dernière modification, clic sur la flèche retour au milieu de la barre d'outils
[22] Pour compléter une série, saisir le texte ou les 2 premiers chiffres de la série
Sélectionner ensuite la (ou les) cellule(s) correspondante(s)
Placer le pointeur + sur le coin inférieur droit de la cellule ; le pointeur devient +
Déplacer le pointeur + sur les cellules à inclure dans la série - Les cellules affichent la série.
[24] Pour modifier l'affichage des nombres, sélectionner les cellules [02] dont l'affichage doit être modifié puis clic sur l'une des options de la barre d'outils : ajoute d'un signe monétaire, pourcentage, etc. Puis clic en dehors de la zone sélectionnée
[25] Pour créer un nouveau classeur, cliquer sur l'outil Nouveau (classeur) à gauche sur la barre des outils.
[26] Pour ouvrir un classeur existant, cliquer sur l'outil Ouvrir (un classeur) dans la barre d'outils.
[28] Pour passer d'un classeur à l'autre, cliquer sur le menu Fenêtre puis sur le classeur à afficher.
[30] Pour se déplacer dans une feuille hors de la partie affichée, cliquer sur la flèche correspondante de l'ascenceur vertical ou horizontal (déplacement d'une ligne ou d'une colonne) ou faire glisser la barre de défilement
[32] Pour renommer une feuille, double clic sur l'onglet de la feuille à renommer; saisir le nouveau nom (31 caractères maxi.) puis <Entrée>.
[34] Pour passer d'une feuille à l'autre, la feuille affichée étant l'onglet BLANC, clic sur l'onglet (GRIS) de la feuille choisie. [Nb : les flèches en bas et à gauche de l'écran permettent de gérer les onglets]
[36] Pour insèrer une nouvelle feuille : clic sur l'onglet de la feuille qui doit succéder à la nouvelle feuille puis clic sur Insertion > Feuille.
[37] Pour déplacer une feuille, placer le pointeur sur son onglet et la déplacer à l'endroit souhaité, indiqué par une flèche.
[38] Pour supprimer une feuille : double clic sur l'onglet de la feuille à supprimer puis clic sur Edition > Supprimer une feuille.
[42] Pour effectuer un zoom avant ou arrière, afficher la liste des différentes tailles de zoom et choisir une taille dans l'outil pourcentage à droite de la barre d'outils, Pour revenir à la taille d'origine, sélectionner : 100%.
[44] Pour modifier la police utilisée et ses caractéristiques, sélectionner les cellules [02] et utiliser les fonctions de la barre d'outils : souligné, gras, italique, fonte, taille des caractères.
[46] Pour modifier les couleurs :
[48] Pour centrer un titre sur plusieurs cellules, sélectionner les cellules [02], la première devant contenir le titre à centrer puis clic sur l'outil <-a->
[50] Pour appliquer un retrait, sélectionner les cellules concernées puis clic sur l'option correspondante de la barre d'outils : Dminuer le retrait ou Augmenter le retrait. Désactiver la cellule.
[52] Pour entourer les cellules d'une bordure : sélectionner les cellules [02] à entourer. Clic sur le triangle noir à droite de l'outil Bordures ; clic sur le type de bordures choisi. Désactiver les cellules. Pour annuler, idem et clic sur l'icône en haut et à gauche.
[54] Pour copier des formules, cliquer sur les cellules dont vous souhaitez copier la formule.
Placer le pointeur + sur le coin inférieur droit de la cellule ; le pointeur devient +
Déplacer le pointeur + sur les cellules où vous souhaitez copier les formules.
[56] Pour obtenir un aperçu de la feuille imprimée, clic sur l'outil Aperçu.
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