Edition du 6 novembre 2006

LA MESSAGERIE INTERNET

I - Généralités

Le réseau Internet permet de transmettre des messages (e-mail) en disposant de fonctionnalités très supérieures au fax et pour un coût moindre. Le logiciel de messagerie généralement utilisé est Outlook Express, associé à l'outil de navigation Microsoft Internet Explorer ou Netscape Navigator.

Toutefois Wanadoo (Orange) propose un logiciel de messagerie compatible : le sélectionner à partir de la rubrique "Messagerie" du sommaire de la page d'accueil et suivre les directives. Nous examinerons ici le logiciel Outlook Express (dernière version), plus complet.
Un mot de passe de messagerie fourni par le fournisseur d'accès (provider) peut être nécessaire pour accéder à la messagerie.

2 - Le Carnet d'adresses

C'est la liste des correspondants, que l'on obtient par l'icône Adresses de la barre d'outils ou par le menu : Outils > Carnet d'adresses.

Pour inscrire un nouveau correspondant : menu Fichier > Nouveau contact ou, dans la barre d'outils, l'icône : Nouveau > nouveau contact. Il est également possible d'inscrire un nouveau correspondant lors de la lecture de son message par : Menu > Outils> Ajouter au carnet d'adresses > Expéditeur, puis OK.

Inscrire le prénom puis le nom (sinon le sigle). Vérifier l'affichage tel qu'il apparaîtra sur les messages et le modifier à volonté. Ensuite taper l'adresse Internet du contact et OK. Pour modifier la présentation des noms dans le carnet d'adresses (prénom ou nom en premier, ordre alphabétique, etc.) , cliquer plusieurs fois sur le bouton marqué "Noms" en haut de la liste.

Pour créer une liste de diffusion, appeler le Carnet d'adresses (voir ci-dessus).
Menu : Fichier > Nouveau groupe. Donner un nom significatif au groupe. Cliquer sur bouton : Sélectionner les membres. Les choisir l'un après l'autre dans le tableau de gauche puis clic sur bouton Sélectionner. OK. Le groupe est créé. Il sera utilisé comme n'importe quelle adresse de messagerie
Attention : les destinataires ne peuvent pas utiliser la fonction "Répondre à l'auteur" car le message serait diffusé à l'ensemble du groupe. Pour l'éviter, se désigner soi-même dans le champ "Destinataire" et indiquer le nom de la liste de diffusion dans le champ "CCI" (Carbon copie invisible).

3 . Composition d'un message

Clic sur l'icône : Nouveau message de la barre d'outils ; un formulaire apparaît. [Si vous disposez de plusieurs boites de messagerie Internet, vous pouvez sélectionner l'expéditeur en utilisant le menu déroulant De : en haut de la fenêtre].

Un clic sur "A :" renvoie à l'annuaire. Sélectionner le correspondant dans la liste de gauche puis cliquer sur A: dans la partie droite du tableau (sur Cc : pour les copies "carbone" et sur Cci : pour les copies "invisibles" aux autres destinataires). Procéder de même pour les autres destinataires éventuels. Puis OK.

Dans le formulaire du message, taper l'objet puis le texte.

Pour ajouter un fichier joint, clic sur l'icône Trombone (Joindre) de la barre d'outils ou sélectionner menu Insertion ® Pièce jointe. Dans la fenêtre "Insérer une pièce jointe", recherchez votre document puis insérez-le dans le message à l'aide du bouton : Joindre. Si l'on ne connait pas les logiciels dont dispose le correspondant, utiliser le format RTF de préfèrence pour les textes joints, les formats JPEG ou GIF pour les images ou photos et le format MIDI pour le son. Eviter les fichiers de taille supérieure à 500 Ko.

Il est possible de :

• utiliser un papier à lettres existant par menu (du message) > Format >Appliquer le papier à lettres ;

• modifier la police du message en utilisant la barre d'outils de mise en forme ou menu du message> Format > Police. Pour choisir une police permanente de composition des messages (style, taille, couleur, attributs) : menu général > Outils > Options > onglet Messages. Actionner le bouton : Paramètres de police puis Appliquer et OK, et pour choisir le papier à lettres permanent à l'aide du bouton : Sélectionner puis Appliquer et OK. Mais il vaut mieux choisir le papier à lettres au coup par coup comme indiqué ci-dessus surtout si l'on possède plusieurs boites de messagerie ;

• insérer un arrière plan par menu (du message) > Format > Arrière-plan > Image (ou Couleur).Pour les images, sur la fenêtre qui apparaît, cliquer sur le bouton Parcourir. Dans la nouvelle fenêtre ouverte, explorer les fichiers .gif et .bmp en faisant glisser le curseur horizontal. Ouvrir le fichier sélectionné puis OK.

• ajouter un fond sonore [à partir de Outlook Express 5 ] par menu (du message) > Format > Arrière-plan > Son. Même procédure que pour la recherche d'images mais à l'aide du sélecteur de type de fichiers en bas de la fenêtre, sélectionner les fichiers MIDI (extensions .mid ou .rmi), les plus adaptés à ce type d'utilisation.

• insérer une image : par menu (du message) > Insertion > Image. Même procédure que pour les images d'arrière-plan. Il est possible d'insérer un fichier image contenant votre signature manuscrite préalablement scannée [également utilisable pour les Fax]. Pour déplacer l'image, clic en bas et à droite de l'image puis menu (du message) > Format > Augmenter (ou Réduire) le retrait.

• vérifier l'orthographe : en automatique, menu général > Outils < Options < onglet Orthographe. Cocher : Toujours vérifier l'orthographe OU au coup par coup, menu du message > Outils > Orthographe (recommandé)

• imprimer le message en le sélectionnant dans le dossier des messages envoyés ou, avant l'envoi, dans la boite d'envoi en appuyant simultanément sur les touches <CTRL> et <P> sauf si une option prévoit l'envoi immédiat du message.

• sauvegarder un message sous forme d'icône : menu Fichier < Enregistrer sous….(choisir le dossier de destination, par exemple le bureau).

Si la rédaction du message doit être interrompue (attente d'un renseignement ou autre cause), sauvegarder le message dans le dossier Brouillons par Menu du message> Fichier >Copier dans un dossier...Brouillons. Pour retrouver le message, clic sur dossier Brouillons puis double clic sur le titre du message concerné.

Lorsque le message est prêt, cliquer dans la case : "Envoyer" de la barre d'outils où il sera en attente d'envoi(sauf option :envoyer immédiatement).

Pour être assuré que le correspondant pourra lire votre message ou les fichiers joints et en cas de doute, convertissez les textes au format RTF à l'aide de votre logiciel de traitement de texte et les images au format JPEG avec votre logiciel de traitement d'images.

Pour répondre à un message reçu, il est possible mais non obligatoire de sélectionner ce message puis cliquer dans la barre d'outils sur : Répondre à l'auteur (écrire en tête du message de l'expéditeur). Une flèche rouge se positionne alors devant la barre de titre du message de l'expéditeur, indiquant qu'une réponse a été envoyée.

4- Créer une boite de messagerie supplémentaire

4- 1 - Créer la boite (exemple avec Wanadoo, en procédant dans l'ordre) :

• Appeler la rubrique Messagerie de la page d'accueil de Wanadoo
• Clic sur : Créer des boites aux lettres supplémentaires (4 au maximum)
• Clic sur : Créer une boite aux lettres supplémentaire
• Taper le mot de passe de la messagerie principale tel qu'indiqué sur votre formulaire d'abonnement
• Taper un adresse e-mail de votre choix pour la nouvelle boite, de la forme dupont.eric ou cutl.multimedia ou Messagerie2 (sans la suite @...)
• Taper le nom donné à la seconde boite (exemple : CUTL)
• Indiquer un mot de passe de votre choix (6 caractères alpha-numériques minimum)
• Saisir à nouveau ce mot de passe pour confirmation
• Clic sur le bouton : Créer une boite aux lettres

Cette création sera confirmée par e-mail par Wanadoo.

4- 2 - Configurer votre logiciel de messagerie

• Lancer Outlook Express
• Menu : Outils > Comptes > onglet Courrier
• Clic sur bouton : Ajouter > Courrier
• Indiquer le nom donné à cette nouvelle boite de messagerie
• Indiquer son adresse e-mail, validée par l'e-mail de confirmation
• Préciser les serveurs de courrier (exemple pour Wanadoo) :
  - entrant : pop.wanadoo.fr
  - sortant : smtp.wanadoo.fr
• Indiquer le nom du compte et le mot de passe validés par le e-mail de confirmation
• Clic sur le bouton : Terminer
  Il vous reste à définir le compte dit "par défaut" c'est à dire le premier utilisé pour la connexion et l'envoi des messages en le sélectionnant dans la liste des comptes ( (menu : Outils puis Comptes) et en cliquant sur le bouton "Par défaut" puis OK.
  Pour préparer un message : votre nouvelle boite pourra être sélectionnée par l'ascenseur vertical en haut de la fenêtre "Nouveau message" .
  Pour envoyer et recevoir : il est possible de sélectionner au préalable la nouvelle boite par menu : Outils > Envoyer et recevoir > sélectionner le nom de votre nouvelle boite, puis se connecter à Internet.

5- Envoi et réception des messages

Vérifier au préalable par menu : Outils > Options > onglet Envois si le format d'envoi du courrier est bien coché en HTML.

Un clic sur l'icône Envoyer / recevoir de la barre d'outils permet d'envoyer les messages en attente dans la boite d'envoi puis de recevoir les messages en attente chez le "provider". Selon l'option choisie, la connexion au serveur sera automatique ou nécessitera une action sur le bouton : Se connecter.

Les messages non envoyés ou non lus figurent en gras dans les boites de la fenêtre Dossiers (partie gauche) et sont totalisés.

Pour automatiser la relève et l'envoi des messages : menu Outils > Options > onglet Général. Cocher : Vérifier l'arrivée de nouveaux messages toutes les [entre 1 minute et 8 heures]. L'ordinateur doit être en service.

Pour obtenir un accusé de réception (à partir de la version 5.5 d'Outlook Express) :
Menu : Outils > Options > onglet "Confirmation de lecture"

Pour transférer un message à un correspondant : menu Messages > Transférer

Pour réacheminer un message envoyé à une mauvaise adresse : dans la boite : Eléments envoyés, sélectionner ce message sans l'ouvrir puis utiliser le bouton Transférer et entrer la bonne adresse [effacer s'il y a lieu les annotations introduites par le service de messagerie].

Pour envoyer un message volumineux : certains serveurs n'acceptent pas les messages (texte + documents joints) de taille supérieure à 1Mo. Procéder comme suit : menu Outils > Comptes > onglet Courrier > Propriétés < Avancées. Dans la rubrique Envoi, cocher "Scinder les messages supérieurs à …1000 Ko" puis Appliquer et OK.

Pour éliminer les messages indésirables, les bloquer à partir de l'adresse de l'expéditeur, ou le domaine (ex. : wanadoo.fr). Tous les messages reçus seront transférés dans la boite des messages supprimés. Procéder comme suit : menu Outils < Règles des messages < Liste des expéditeurs bloqués. Servir la fenêtre qui s'affiche puis OK. Pour supprimer le blocage, sélectionner l'adresse puis bouton Supprimer.

Pour faire bloquer par le fournisseur d'accès les messages publicitaires non sollicités, lui envoyer un e-mail sur : abuse@[nom de domaine] avec copie du message indésirable en pièce jointe.

Pour gèrer ses messages à partir d'un autre ordinateur :
Cette procédure est utile pour envoyer ou recevoir temporairement du courrier à partir d'un autre ordinateur.
Lancer Outlook Express.
Menu : Outils > Comptes > onglet Courrier
Clic sur bouton Ajouter > Courrier
Indiquer le nom du compte puis <Suivant> puis l'adresse e-mail puis <Suivant>.
Préciser les serveurs de courrier, par exemple :
- entrant : pop.wanadoo.fr
- sortant : smtp.wanadoo.fr, puis <Suivant>
Taper l'identifiant de messagerie et le mot de passe de messagerie tels qu'indiqués sur le formulaire d'inscription qu'il faut avoir avec soi. Cliquer sur le bouton : Terminer.
Remarque : les messages lus sur un autre ordinateur ne seront plus disponibles sur l'ordinateur habituel. Il faut donc le cas échéant les imprimer, les enregistrer sur disquette ou CD ou les trancfèrer sur une autre boite de messagerie (si l'on en dispose).

Note importante : ne jamais ouvrir un fichier joint à un message si l'expéditeur n'est pas connu (risque d'introduction de virus ; voir fiche pratique : Les virus informatiques).

6- Organisation du logiciel de messagerie

La barre d'outils

Si la barre d'outils n'apparaît pas : menu Affichage > Disposition. Cocher l'élément : Barre d'outils puis Appliquer et OK (idem pour la liste des dossiers…).

Pour personnaliser la barre d'outils : menu Affichage < Disposition. Clic sur le bouton : Personnaliser la boite d'outils. La fenêtre de personnalisation permet par déplacement des éléments et des séparateurs de modifier à son gré l'organisation de la barre.

La barre d'outils de mise en forme des messages

Si la barre d'outils de mise en forme des messages n'apparaît pas : menu Affichage de la fenêtre Nouveau message < Barre d'outils < Cocher : Barre d'outils de mise en forme.

La compression des messages et la suppression des messages inutiles

Afin de diminuer l'espace occupé sur le disque, il faut de temps à autre compacter les messages : menu Fichier < Dossiers < Compacter [un dossier] ou compacter tous les dossiers.

7- Classement des messages reçus

Les messages reçus peuvent être distribués dans différents dossiers suivant leur origine (famille, amis, relations…). Pour cela, il convient de créer de nouveaux dossiers de réception. Procéder comme suit : menu Fichier < Dossier < Nouveau. Donner un nom au nouveau dossier et le positionner par exemple dans la boite de réception.

Il convient ensuite de définir les règles d'orientation des messages : menu Outils < Règles de messages < Courrier < onglet Règles de courrier < bouton Nouveau. Sélectionner la règle. Par exemple : Pour orienter les messages venant de la famille vers le dossier Famille, cocher "Lorsque la ligne De contient des personnes" ainsi que "Le déplacer vers le dossier spécifié". Puis cliquer sur "contient des personnes" en bleu et sélectionner les personnes souhaitées dans le carnet d'adresses puis OK ; cliquer sur "spécifié" en bleu et sélectionner le dossier Famille puis OK et OK.

Les messages indésirables peuvent être filtrés par menu Messages > Bloquer l'expéditeur. Les futurs messages iront directement dans le dossier : Eléments supprimés. Pour annuler cette opération : menu Outils > Règles de message > liste des expéditeurs bloqués puis supprimer l'expéditeur de votre liste noire.

Les messages peuvent être transférés (ou copiés) d'un dossier à l'autre. Par exemple : pour transférer (ou copier) un message du dossier Messages supprimés au dossier Boite de réception, sélectionner le dossier Messages supprimés puis le message à transférer (ou copier).

Menu Edition < Déplacer (ou copier) vers un dossier. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionner le dossier de destination (s'il n'est pas visible, cliquer sur les signes + à gauche des icônes) puis OK.

8- Sauvegarde des messages et du carnet d'adresses

Remarque importante : Pour une plus grance sécurité, tous les dossiers de sauvegarde doivent être copiés "in fine" sur des supports externes au poste de travail (CD ou DVD ou disque dur externe ou clé USB).

Pour sauvegarder les messages :

1/ Sur Outlook Express, éliminer les messages inutiles.

2/ Menu Fichier < Dossiers < Compacter.

Nota : il est possible de garder une copie (fichier portant l’extension .eml) d’un message important sur un répertoire du disque dur - le bureau par exemple - ou sur disquette en le sélectionnant puis : menu Fichier ® Enregistrer sur…

Pour sauvegarder le carnet d’adresses

Clic sur l’icône " Adresses ". Puis menu Fichier < Exporter < Carnet d'adresses (Wab). Sélectionner le dossier de sauvegarde (cela peut être une disquette). Donner un nom au fichier de sauvegarde puis : Enregistrer. En cas de problème, il suffira d'importer ce fichier de sauvegarde.